我過去做報告，最怕遇到兩件事情：時間利用非常沒效率，還有製作期間發現嚴重錯誤或迷失方向。這兩件事情都會導致一個嚴重的後果，就是做出空有數據，沒有結論的報告。當我在台上講著這樣的報告時，會看到台下觀眾時而呆滯，時而皺眉，他們等到報告結束，禮貌性地鼓掌以後，麥克風到手劈頭就問：「你到底想跟我說什麼？」頓時支支吾吾，備感數週心血付之東流，就算回答的內容，都能在剛在報告的簡報裡找到，也很難說服觀眾們，他們花的這十五分鐘，花得值得。
下台以後，我也花了很長時間反省這個問題，有一陣子甚至覺得，有結論的報告真是可遇不可求。不過最近讀了幾本書，又累積一些報告的經驗以後，又對這個題目有點想法，所以想說明一下，現在的我是如何看待「如何做出有結論的報告」這件事。
準備報告應該分成三個步驟：蒐集資料、鋪陳邏輯與製作排練。前面提到的兩件事情，大致上就是第一、第二步驟應該避免的錯誤，而空有數據的報告，實際上只完成了第一步驟的工作而已。若要提升蒐集資料的效率，平常就得要求自己多讀（甚至多寫）研究報告，培養對數據與商業動態的敏銳度，久而久之才能磨練出資料蒐集的「直覺」，知道自己在面臨各種問題時，應該研究的面向有哪些。這其實和準備 Case Interview 或 GMAT 等考試有異曲同工之妙。
等蒐集完大部分的資料以後，再根據 MECE（相互獨立、完全窮盡）法則建立起合理的敘事邏輯，並檢驗其中是否有模糊、矛盾的地方。要怎麼確保結論底下的支撐符合 MECE 呢？簡單來說是利用 5W1H（Why, what, where, when, who, how）劃清界限以後，試著問「有助於找到解決方法的問題」，比方說「公司的業績上升，與管理團隊大換血有關嗎？」「他們採取了什麼策略？」「這些策略如何影響產品的研發與銷售？」，而不僅僅問「公司業績為什麼會上升？」藉由提問與刪減，慢慢建構出自己感興趣的核心故事。想要深入瞭解第二步驟的人，請參閱大前研一的《新・企業參謀》與《思考的技術》。
等上面兩個步驟底定，所有的假設都已經昇華成結論，並且能疊成一個完整的邏輯金字塔以後，才需要下功夫製作與排練。這是我過去花最多時間的步驟，常常為了一些格式上的小細節斟酌半天，但最後上台的經驗告訴我，聽眾真的不會因為你簡報設計得很好，就覺得這十五分鐘很值得，畢竟大家都是來聽你說故事的，不是來看你設計的。等你有了連自己都能說服的邏輯以後，設計、台風通常不是問題；反而是前兩個步驟出現問題以後，進到第三步驟，只會覺得自己只是重複唸著、看著不知所云的東西。未來我希望簡報的製作能用自己習慣的範本就好，試著縮減到一天解決。
最後，「量變帶動質變」，多做多學才能把這些步驟內化成自己的能力。我最喜歡的 Youtuber LEMMiNO 在下面的影片中大方回答了許多問題，他說他如果不做 Youtuber 的話可能會跑去麥當勞打工，以及他做影片常花很多時間，但他一直以來都是為了品質而做，希望大家能耐心期待他的作品。聽完以後我覺得滿感動，畢竟好的影片跟有結論的報告都不是不存在的聖杯，只要持之以恒地製作、檢討與改進，不管是報告還是製作報告的人，都會漸漸變得有理有據，有自信。
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