我知道，網路上關於簡報設計的文章和資源已經超級無敵多了，不過這篇文章的重點並不是要談如何設計簡報，而是整理一些諮詢業的簡報，推敲顧問應該如何看待簡報這項工具。
本文參考的簡報來自 McKinsey 和 BCG，都是從 Google 找來的公開材料，包括下面幾篇：
- McKinsey: US Productivity Growth
- McKinsey: Can the Financial Sector Promote Growth and Stability?
- McKinsey: USPS Future Business Model
- BCG: Shareholder value creation in a hesitant economy
- BCG: Reshaping NYCHA support functions
考慮到版權等問題，內文將不包含截圖，需要對照的讀者請自行下載。
前言
如果你跟我一樣對諮詢業充滿興趣，平時又喜歡在網路上亂逛、蒐集各種資料的話，應該也有碰巧找到諮詢簡報的經驗。每間公司都會為了節省時間而設計模版，所以這些簡報通常都長得差不多，但即使是模版，也有許多值得學習的地方，而且我更認為「如果你將來想成為顧問，請著手設計自己的模版，壓低簡報的準備時間，並提升傳達訊息的精準度」。誠如我在〈＃／空有數據，沒有結論的報告〉中所說的，我過去很擅長、也非常熱衷簡報設計，但我每次都是從零開始，長久下來浪費了不少時間，邏輯、內容深度也沒什麼提升。直到這幾年蒐集、研究諮詢簡報，才讓我對簡報設計產生了新的想法。
結構
一篇完整的諮詢簡報結構如下：
- 封面：主題、副標題、主講機構或用途、日期和授權聲明（保密、立場）
- 目錄：不一定有，如果有就列標題和頁碼
- 投影片：各式各樣的圖表、列表，後面會詳細講
- 各章節標題頁：不一定有，如果有也只是複製目錄、改 Highlight 項目
- 封底：通常沒有，就算有可能也只是封面重複
從諮詢簡報對封面的要求可以看出諮詢業對服務的嚴謹，尤其第一印象非常關鍵，所以得在封面表明身份和目的。除此之外，封底就不用加客套的 Thank you for your listen 或 Q&A 了，如果真要作結停頓，重複封面就好。
配色
配色應該是諮詢簡報中重要性僅次於內容的項目了（字體通常使用黑體），因為它能直接引導投影片上的重點。 McKinsey 在 BCG 的簡報在配色上簡潔明瞭，我認為這歸功於以下原則：
- 單純明確：
McKinsey 是藍色、BCG 是綠色，所以簡報裡所用的顏色大多是該色的相近色（程度）或對比色（落差）； - 前後連貫：
一旦設定好顏色，整篇報告也就用這幾種，不會任意改變，這一方面增加讀者的信任感，一方面也能幫助讀者能對圖表做出直覺判斷； - 保持簡潔：
如果上色時發現前面設定的顏色不夠多，有可能是因為你要比較的項目太多太雜了，這時硬是配色反而會降低可讀性。諮詢簡報中的圖表用色通常不超過六種，這也是大多數簡報軟體的預設配色數量。
除此之外，站在製作者角度，我認為維持配色品質的方法，是善用簡報軟體中的樣式工具，比方說把常用的相近色和對比色存在調色盤，這樣當你要表達程度或落差時，就可以精準找到需要的顏色。最後，保持簡潔真的很重要，我過去也曾做過有幾十個類別的圓餅圖，當下的想法是「我應該去 Kuler 找找更好的顏色」。其實這樣是本末倒置了，畢竟配色的目的是增加可讀性，唯有控制比較數量，才能控制用色數量，觀眾也才能讀懂你到底想表達什麼。
投影片
投影片的佈局很單純，通常就是上方標題，中間圖表或列表，底部有註腳、引用來源和頁碼等資訊。以下分幾個部分細談。
標題
標題請直接寫結論，而且是一整句的完整結論，比方說「依 NSFR 的落實程度，資本和流動性資產的收益率可能會下跌 300 到 390 個基點」，避免只寫「資本和流動性資產」。如果標題不長而且需要補充其它資訊，可以考慮分成主標題和副標題，這些作法都能從 McKinsey 和 BCG 的簡報中看到。
我過去也曾想為何標題要直接寫結論，寫得像目錄標題不好嗎？後來經過幾次實戰，才理解這是考慮到觀眾有可能會分心，如果回過神來想抓住重點，最快的方法就是讀標題。對於事事講求精準溝通的諮詢業來說，這樣的作法不只是體貼聽眾，更是提升效率的小技巧。當然，能不能對一頁簡報下標題，也是考驗準備者的內容和邏輯。
內文
諮詢簡報的內文，很少是由純文字所組成，就算滿滿是字也會分成列表，或是切成好幾個區塊，和數據有關的資訊就做成圖表。以下淺談安排這些列表、圖表時該注意的事情。
大小和位置
在談如何製作前，應該先決定一頁簡報中應該分成哪幾個區塊，也就是所謂的 Layout。根據我的觀察，常見的分法有下面幾種：
| Layout | 版面比例 |
|---|---|
| 一圖表或列表 | 整頁 |
| 一圖表＋一列表 | 各 1/2 或左 2/3、右 1/3 |
| 二圖表 | 各 1/2，上下或左右都可 |
| 三圖表 | 各 1/3 或左 2/3、右上 1/6、右下 1/6 |
| 四圖表或列表 | 各 1/4，左右並列或 2x2 |
| 更多 | 左右並列各 1/n |
一旦想好了 Layout，其實也就定下了各個區塊的大小和位置，這樣實際製圖時就算有些小誤差，至少一眼看上去還是滿有條理，更複雜的圖表也可以根據這個原則，先切分成可決定大小的區塊，再決定各區塊的內容。和配色同理，如果簡單的 Layout 放不下內容，可以想想是不是要放的東西真的太多了。USPS Future Business Model 就是 Layout 設定得很好的一份簡報。
列表
就是一般的 Bullet Points，用正方形、圓形或橫槓開頭都可以，一般不會超過三層，結尾不用句號，也不用分號。和標題不同，列表中的項目通常只是片語（Phrase）。
表格
因為諮詢簡報中不常見純數據的展示，所以表格的功用通常是用來表達矩陣（Matrix）概念，搭配列表或圖表使用。其實如果把 Layout 看成分類資訊的大表格，諮詢簡報裡的每一頁幾乎都是由表格構成。
圖表
諮詢簡報中的圖表還是以直方圖（Histogram）、長條圖（Bar Chart）、圓餅圖（Pie Chart）和折線圖（Line chart）為主，偶爾會出現氣泡圖、散點圖或流程圖，如 Can the Financial Sector Promote Growth and Stability?。它們都可簡單以簡報軟體製作；如果需要複合資訊（例如長條圖＋折線圖），可以利用群組、疊圖等工具。製作時別忘了遵循上面提到的原則：
- 字體、配色要連貫，精簡訊息
- 注意圖表的大小和比例，配合或調整 Layout
- 不需要 3D、陰影、特殊字體
最後，該說明的都得在圖例或註腳中說明清楚，包括年份、定義、顏色意義、貨幣（標示千分位）、數量級、資料來源甚至縮寫全稱等等。這些細節都可以從上面的簡報中看到，可以多多參考。為了確保每個圖表的風格一致，我準備簡報時通常會直接複製修改。
題外話，直方圖和長條圖雖然長得差不多，但在統計學上的意義不盡相同。直方圖的兩軸都是數據，所以各長方形通常也都連續排列；長條圖則包含類別和數據（例如不同城市的降雨量），所以各長方形就會分開排列。
模版化
上面提到的都是初次設計可以採用的方法，但長期下來為了節省準備時間，諮詢簡報背後通常有份完整模版，其中包含了適合各種 Layout 的投影片，準備的時候只要改一下內容就好。雖然你不一定有這麼強大的準備工具，但你可以從過去的作品開始，歸納出常用的顏色、 Layout、圖表 等等，並用複製、修改投影片的方式準備新的內容，這樣每次製作就不用重拉圖表、花時間微調細節。
註腳
如果圖表或列表的篇幅不夠，不方便安排專有名詞的解釋，就會用到註腳，不過這種狀況並不常見。註腳通常放在引用來源上方，從版面的配置來看，其實註腳仍屬於圖表和列表的範疇，引用來源和頁碼才是真正的底部。
引用來源
資料配上引用來源應該是基本知識，不過比較特別的是 McKinsey 和 BCG 有時會寫上 McKinsey Analysis 或 BCG Analysis。通常，如果圖表和列表所呈現的是原始數據，引用來源寫的就是提供數據的原始機構，如 Federal Reserve，但如果呈現的是複合數據或定性資料，比方說 MGI Connectedness Index 排序或政策建議，那就會寫上 Analysis 或 Calculated，或是乾脆如 USPS Future Business Model 什麼都不寫。不過有時就算是單純的數據，只要經過繪圖、整理，一樣也會寫上 Analysis。
頁碼
所有的諮詢簡報都會加頁碼。我可以理解想把簡報做得又酷又炫，炫到覺得「頁碼這種礙眼的東西還是別加上去好了」，但這麼做在專業人士眼中是個大笑話。試想，如果台下的聽眾對你的演講內容有問題，請問他該如何定位問題所在？分心抄下標題或內容？最方便的方法，就是提供頁碼，讓他能簡單記下一個數字，並將注意力繼續放在你講的內容上。頁碼的重要性，就跟音樂播放器的時間軸一樣，所以除非是 Pitch 等特殊簡報，別因為頁碼看起來不酷就不放了。
導覽列
諮詢簡報通常沒有導覽列，但考慮到很多人都覺得這是好東西，也符合前面提到的「體貼聽眾」的原則，如果需要的話，可以將引用來源往上挪，這樣頁碼以左的空間就可以用來放導覽列。
公司名稱和其它資訊
McKinsey 和 BCG 都會在底部加上公司名稱，有些簡報還會在底部或側邊印上 Copyright… 的說明字樣。BCG 甚至在 Shareholder value creation in a hesitant economy 加上檔名、編號等等，我猜這些就和資料的歸檔與追蹤比較有關係了。從這裡也可以看出諮詢業常用的簡報軟體應該為 Microsoft Powerpoint。
其它細節
字數
諮詢簡報裡字數通常是偏多的，這或許是因為這些簡報不是一次性的，而是會印出來給客戶慢慢讀，或是需要的資料真的太多，任意精簡都會削弱邏輯。 Reshaping NYCHA support functions 的字不但多，整份簡報更長達 111 頁。我知道現在很流行少字的簡報，不少人之所以會去學簡報設計，也是擔心自己的簡報字太多，但字少並不是諮詢簡報的特點，如何將整頁資訊藉由圖表、列表等形式簡單歸類，達到好讀目的，才是諮詢簡報的精神所在。
可列印
我做簡報的時候非常強調可列印，尤其是在會議、競賽上呈現的簡報，通常都得顧慮到列印效果。雖然我過去排斥動畫，卻也喜歡用複製、疊圖的方法營造出類似動畫的效果。但是這麼做最大的缺點，是印出來的時候沒人看得懂上面寫什麼。如果硬是把每個動作都印成一頁，最後紙本會充斥著冗餘的資訊，可讀性也很差。最好的方法，就是打從一開始設計的時候就避免疊圖、動畫等效果，並以 PDF 格式輸出、預覽。如果真的逼不得已得用以上效果，也請另外準備一份可供列印的版本。
McKinsey 和 BCG 的簡報都有顧慮到這點。從 Shareholder value creation in a hesitant economy 中可以看到，三四頁也採用了類似動畫的效果，但下一頁並沒有遮住前一頁的任何內容。
客制化
雖然諮詢簡報都長得差不多，不過有時根據不同客戶，諮詢簡報也會採用不同的主題色和設計。不過近年來隨著諮詢公司越來越喜歡在在社交平台上公布研究成果，報告的設色和風格也越來越特別，多了許多 Infographic 甚至 GIF，US Productivity Growth 就是一例。不過報告內文的圖表設計仍然維持簡單明瞭的風格。
結論：內容最重要
最後我想分享 CFA Institute Research Challenge 對 Presentation 的評分表。CFA IRC 是個對全球大學、研究生開放的投資分析競賽，由於評審大多來自投行、券商或諮詢，所以這份評分表或多或少能反映商業界對「簡報設計」的標準：
從上面可以看到，內容佔了 45 分，問答佔了 25 分，合作和台風佔了 25 分，最後簡報設計只佔了 5 分。我常用這份評分表提醒自己「內容最重要」，雖然我第一眼看到的時候有點驚訝，但幾場 Presentation 下來也能體會到這個事實。簡報設計得漂亮，是加分，但如果論述得差、沒說服力、在台上又扭扭捏捏，沒人會為了一份漂亮的簡報買單，也就不會在乎這些設計是否原創、獨特了。
但這不代表隨便抓個模版來套就好，我還是認為簡報設計很重要，因為這反映了講者對內容的掌握能力，只是簡報設計不該佔太多時間，壓縮到內容準備。因此，唯有學 McKinsey 和 BCG 花時間設計、累積自己的模版，並快速運用在任何內容上才是正解。所以我認為，如果你將來想成為顧問，可以試試諮詢業處理簡報的方式，漸漸壓低簡報的準備時間，並提升傳達訊息的精準度，如此一來，你的簡報才是打動聽眾的 100 分工具。